第一章
总则
第一条 目的
员工档案工作是人事工作的一部分，为加强员工档案管理，更好地适应公司人事工作的需要，结合公司实际，制定本制度。
第二条 档案工作的任务
(一) 保管员工档案；
(二) 收集、鉴别和整理员工档案材料；
(三) 办理员工档案的查阅、借用和转递；
(四) 通过档案熟悉员工，为人事工作提供情况；
(五) 调查研究档案工作情况，逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。
第二章
管理内容与方法
第三条 档案材料的内容
(一) 入职履历
1、 应聘人员登记表；
2、 面试评估表；
3、 身份证、户口本复印件；
4、 学历证书复印件；
5、 相关资格证书复印件；
6、 体检表；
7、 无犯罪纪录证明（安防人员）；
8、 担保书（财务人员）；
9、 离职证明；
10、照片。
(二) 转正、晋级、异动资料
1、 转正申请书、转正审批表，转正答辩（主管级以上员工），转正试题（安防、客服、工程等普通员工）；
2、 晋级/晋职审批表；
3、 调岗/异动审批表；
(三) 劳动合同、协议
1、 劳动合同；
2、 保密协议；
(四) 党关系
1、 入党志愿书；
2、 心得体会、思想汇报材料；
3、 政审、背景调查材料。
(五) 先进个人、表彰、获奖、记功
1、 先进员工；
2、 通报表扬、表彰；
3、 记功、任免。
(六) 社会团体资料
1、 人大代表；
2、 行业专家。
(七) 工伤、仲裁
1、 工伤鉴定；
2、 仲裁、法院判决材料。
(八) 处分、违纪处罚材料
1、 通报批评；
2、 违纪处罚材料。
第四条 档案的管理：员工档案按照管理（任免）权限实行分级管理。
(一) 各服务中心人事专员、综合管理部负责人事权限下放员工的档案管理；
(二) 公司人事负责所属权限员工的档案管理；
(三) 公司人事负责代管有特殊情况的员工档案（挂靠、岗位承包）。
第五条 档案材料的收集和归档
(一) 人事档案管理人员要根据档案管理规定和档案缺少材料的情况，及时通知有关部门收集或要求员工填写，并将材料补充归档。有关部门和员工个人应积极配合，及时提供必要材料，档案管理人员对归档材料应及时登记。
(二) 凡归档的材料，均应认真鉴别档案整理员要会电脑吗，材料应详实、完整，用钢笔或签字笔誊写，本人签字后生效。
(三) 整理员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。
第六条 档案的保管与期限
(一) 员工档案设专员保管。
(二) 员工档案应存文件柜并落锁。档案室必须坚固适用，具有防盗、防火、防潮等安全措施。档案管理人员应经常检查这些安全设施，保证完好。
(三) 对保管的档案要逐一登记造册、编号，每年要全面检查一次，发现缺少，及时查找。
(四) 档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。
(五) 严禁任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，将视情节轻重，给予严肃处理。
(六) 员工辞职、辞退档案保管期限为两年。
第七条 档案的查阅和借用
(一) 外单位前来查阅员工档案需凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信，并经公司领导批准。
(二) 公司部门领导、纪检及监察职能人员查阅档案应经公司领导批准。
(三) 档案管理专员应根据公司领导批示提供有关材料。
(四) 档案一般不外借，在特殊情况下，经公司领导批准可以借用，但必须严格履行登记手续，并要按期归还。
(五) 任何人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
(六) 查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
第八条 档案工作人员守则
(一) 认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。
(二) 热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务档案整理员要会电脑吗，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作服务。
(三) 保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。
(四) 严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自向他人提供或泄露档案内容，对无关人员进入档案室应严加劝阻。
(五) 坚持原则，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规定制度办事。
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